Als bedrijf in het EU-buitenland kopen: netto met btw-nummer

Bij een tweedehands auto maakt de btw binnen de EU onderscheid tussen twee soorten kopers. Een particulier die in een andere lidstaat koopt, betaalt de btw van het verkoopland zoals die in de prijs zit, en neemt de auto mee; in het eigen land is dan geen extra btw verschuldigd. Een bedrijf dat voor de eigen onderneming koopt, kan daarentegen een zogeheten intracommunautaire levering krijgen: de dealer verkoopt btw-vrij, en het bedrijf betaalt de btw over de verwerving in het eigen land.

Daarvoor moeten drie dingen samenkomen. De koper is een onderneming en treedt ook als zodanig op, met een geldig btw-identificatienummer uit een andere lidstaat dan die van de dealer. De auto komt daadwerkelijk in die andere lidstaat aan, en dat is aantoonbaar. En de dealer verkoopt regulier belast, niet volgens de margeregeling. Ontbreekt een van de drie voorwaarden, dan betaalt ook het bedrijf de brutoprijs.

Vooraf twee afbakeningen. Voor een bedrijf in Zwitserland of Liechtenstein is de aankoop in de EU geen intracommunautaire levering, maar een uitvoer uit de EU met aansluitende invoer — daarvoor geldt het artikel over btw bij export. En voor auto's die fiscaal nog als nieuw gelden, bestaan eigen regels die ook particulieren raken; dit artikel behandelt tweedehands auto's.

De meeste tweedehands auto's die een dealer van particulieren inkoopt, verkoopt hij door onder de margeregeling. Hij betaalt dan alleen belasting over zijn marge, vermeldt geen btw op de factuur en verwijst in plaats daarvan naar de bijzondere regeling. Zo'n auto kan hij niet als btw-vrije intracommunautaire levering aan een bedrijf verkopen, want er is geen vermeld belastingbedrag dat kan vervallen. Het bedrijf betaalt de eindprijs en kan geen voorbelasting aftrekken; in het eigen land is bij de verwerving dan wel geen extra btw verschuldigd.

Regulier belast zijn vooral auto's die de dealer zelf met vermelde btw van een onderneming heeft gekocht: voormalige bedrijfs-, lease- en wagenparkauto's, demonstratiemodellen, jonge occasions uit het merknetwerk. Daarbij vermeldt hij de btw doorgaans expliciet, en alleen die auto's kan hij netto aan een buitenlands bedrijf leveren. De vraag «regulier belast of margeregeling?» hoort daarom thuis in het eerste gesprek, nog vóór de prijsonderhandeling, omdat ze de vergelijking tussen twee aanbiedingen omdraait.

Op Carvexia kunnen dealers een advertentie markeren als «btw verrekenbaar», en in de zoekfunctie kun je op dit kenmerk filteren. Sommigen vermelden daarnaast een nettoprijs; die staat als opgave van de dealer onder de prijs, Carvexia berekent hem niet zelf. Of de dealer de auto daadwerkelijk netto aan een buitenlands bedrijf verkoopt, staat daarmee nog niet vast — dat regel je met hem, bij voorkeur schriftelijk.

Het btw-identificatienummer is niet het gewone fiscale nummer van een bedrijf, maar een apart nummer met een landcode vooraan, dat wordt toegekend voor grensoverschrijdende handel binnen de EU. Niet elk bedrijf heeft er een, en in sommige lidstaten moet het speciaal worden geactiveerd voor intracommunautaire handel. Verantwoordelijk daarvoor is de belastingdienst van het eigen land.

De dealer controleert het nummer voordat hij netto verkoopt, en dat doet hij niet voor niets: is het ongeldig, dan is hij zelf de btw verschuldigd. De controle verloopt via het btw-informatie-uitwisselingssysteem van de EU, kortweg VIES. Dat systeem geeft voor elk nummer aan of het geldig is, en toont, afhankelijk van de lidstaat, ook naam en adres van de onderneming. Sommige belastingdiensten bieden daarnaast een gekwalificeerde controle aan die naam en adres mee bevestigt. Een dealer die het resultaat afdrukt en in het dossier bewaart, doet niets ongebruikelijks.

Voor jou betekent dat: controleer je eigen nummer vóór het eerste gesprek zelf in VIES. Naam en adres op de factuur moeten precies bij het nummer passen, en het bedrijf dat daar staat, is degene die koopt, betaalt en laat ophalen. Een bedrijfsnummer en een betaling vanaf de privérekening van de eigenaar passen niet bij elkaar en brengen elke zorgvuldige dealer ertoe bruto af te rekenen.

De belastingvrijstelling hangt bij de dealer af van bewijsstukken. Komt de auto aantoonbaar in een andere lidstaat aan, dan is alles in orde; ontbreekt het bewijs, dan vordert zijn belastingdienst de btw alsnog van hem na, ongeacht wat jij hem hebt beloofd. Daarom vraagt een zorgvuldige dealer meer papierwerk dan kopers verwachten, en daarom verkoopt hij liever bruto als hem iets ontbreekt.

Het lastigst is het bewijs wanneer de koper de auto zelf ophaalt en wegrijdt. Dan is er geen vrachtbrief van een expediteur, en heeft de dealer een schriftelijke bevestiging van de koper nodig dat de auto in het bestemmingsland is aangekomen — in Duitsland heet dat de Gelangensbestätigung —, vaak samen met verdere bewijsstukken. Veel dealers houden bij zelfafhaling daarom een borg ter hoogte van de btw in en geven die vrij zodra de bevestiging en, waar vereist, het bewijs van inschrijving in het bestemmingsland aanwezig zijn. Typisch zijn deze documenten:

Netto betekent niet belastingvrij. Koopt jouw bedrijf intracommunautair, dan geeft het de verwerving aan in zijn eigen btw-aangifte en is het daar de btw van het eigen land over de koopprijs verschuldigd. Dat heet een intracommunautaire verwerving. De dealer meldt de levering met jouw nummer aan zijn belastingdienst, en deze gegevens worden tussen de lidstaten uitgewisseld — een verwerving die in jouw aangifte ontbreekt, valt daardoor op.

Is het bedrijf gerechtigd tot aftrek van voorbelasting, dan trekt het dezelfde btw in dezelfde aangifte weer af, en per saldo blijft er niets hangen. Daarin zit het eigenlijke voordeel: de btw van het verkoopland hoeft helemaal niet te worden voorgeschoten. Hoeveel aftrekbaar is, hangt echter af van het land en de auto — verschillende landen beperken de aftrek van voorbelasting bij personenauto's of bij privégebruik. Waar de aftrek beperkt is, blijft een deel van de verwervingsbtw bij het bedrijf.

Bedrijven zonder volledige aftrek van voorbelasting, zoals kleine ondernemers of ondernemingen met vrijgestelde omzet, doen er goed aan vooraf uit te zoeken wat zo'n verwerving voor hen betekent; voor hen gelden bijzondere regels, en een nettoaankoop is niet automatisch voordeliger. Los daarvan blijven heffingen die een land aan de inschrijving koppelt bestaan: die zijn geen btw, en geen enkele nettoprijs verandert daaraan iets. Het bindende advies geven de eigen belastingdienst en de belastingadviseur.

De factuur staat op naam van het bedrijf, met volledige naam, adres en btw-nummer, plus het btw-nummer van de dealer en een vermelding dat het om een btw-vrije intracommunautaire levering gaat. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is dat geen schoonheidsfoutje, maar vaak de reden waarom de eigen belastingdienst later vragen stelt. Laat je het factuurconcept vóór de betaling toesturen en controleer het regel voor regel.

Er wordt betaald vanaf de rekening van het bedrijf naar de rekening van de dealer. Een betaling vanaf een privérekening of door een derde onderbreekt de lijn die de dealer nodig heeft voor zijn bewijs: factuur, betaling en afhaling moeten allemaal naar hetzelfde bedrijf wijzen. Afgesproken borgsommen horen met bedrag, vrijgevende bewijsstukken en terugbetalingstermijn in het contract, niet in een e-mail.

Afgehaald wordt door iemand die voor het bedrijf handelt: de eigenaar, de directie met een uittreksel uit het register, of een medewerker met een volmacht van de onderneming. Wat zo'n volmacht zou moeten dekken, staat in het artikel over kopen en afhalen met volmacht. De auto wordt in het eigen land op naam van het bedrijf ingeschreven. Voor de dealer is die inschrijving vaak het laatste bewijs dat de auto is aangekomen, en voor jou het begin van het dossier dat een bedrijfsauto toch al nodig heeft.