Onderdelencatalogus: pasvormgegevens die vragen voorkomen

Kopers komen via drie wegen bij een artikel. De eerste is het zoekveld: dat doorzoekt artikelnaam, fabrikant, categorie, artikelnummer, beschrijving, OE-nummers en de opgegeven merken en modellen. De tweede is het voertuigfilter: merk en model, plus het bouwjaar als de koper een auto overneemt die onder «Mijn auto's» is opgeslagen. De derde zijn categorie, staat, prijs, het filter «Alleen op voorraad» en de sortering op de snelste levering.

Op de artikelpagina valt dan de beslissing of er wordt besteld of gevraagd. Daar staan de pasvormgegevens en de OE-nummers — of «op aanvraag», met de aanwijzing het nummer vóór het bestellen na te vragen als je er geen hebt opgegeven. Heeft een ingelogde koper een auto opgeslagen, dan vergelijkt de pagina je gegevens bovendien met die auto. Elke lege regel op deze pagina is een mogelijke vraag.

Een vierde weg loopt in de tegenovergestelde richting. Vindt een koper niets, dan kan die een onderdeelaanvraag indienen. Die bereikt handelaars van wie minstens één artikel in de catalogus bij het gevraagde merk past, en handelaars die universele onderdelen voeren, zien alle aanvragen. De merken in je catalogus bepalen dus ook welke aanvragen in je dashboard terechtkomen.

Merk, model en bouwjaar zijn benaderingen. Het OE-nummer, het onderdeelnummer van de voertuigfabrikant, is een toewijzing: een onderdeel met dat nummer is voor die inbouwplek goedgekeurd. Kopers die hun oude onderdeel in de hand hebben of het nummer van een merkdealer hebben gekregen, zoeken precies daarop — en de artikelpagina zegt hun uitdrukkelijk dat alleen de vergelijking via het OE-nummer zeker is.

Per artikel kun je meerdere OE-nummers opgeven, in de spreadsheet gescheiden door komma's. Maak daar gebruik van: fabrikanten vervangen nummers door opvolgnummers, en een onderdeel dat meerdere merken van een concern dekt, heeft vaak per merk een eigen nummer. Noem alle nummers waaronder kopers het onderdeel kennen. Bij aftermarketonderdelen horen de OE-nummers erbij die het onderdeel volgens zijn fabrikant vervangt.

Let op de schrijfwijze. Op het onderdeel staat een nummer vaak met spaties of punten, in een andere catalogus zonder. Het zoekveld vindt een nummer dat je zonder spaties hebt ingevoerd ook als de koper het met spaties intypt; omgekeerd niet. Circuleert een nummer in twee schrijfwijzen, voer dan beide in.

De pasvormkolommen werken als filter, en royaler dan veel handelaars denken. Zonder modelopgave geldt een artikel voor elk model van het genoemde merk: het verschijnt onder elk model in de zoekresultaten, en de artikelpagina toont bij de passende modellen «Alle modellen». Zonder bouwjaar beperkt het bouwjaar niets; zulke artikelen blijven in de lijst staan als een koper op het eigen bouwjaar filtert.

Voor een ruitenwisser met universele adapter kan dat kloppen. Voor een remschijf die maar bij bepaalde motorvarianten past, is het een uitnodiging tot een foute bestelling. Noem daarom de modellen waarvoor een onderdeel is goedgekeurd, en de bouwjaren vanaf en tot, voor zover je die kent. Motor, uitvoering en productiedatum zet je in de beschrijving; daarvoor bestaat geen eigen kolom, en de koper leest daar na.

Modellen worden op naam vergeleken: «Golf» en «Golf Plus» zijn twee modellen, en een artikel dat alleen «Golf VII» noemt, verschijnt niet als de koper «Golf» kiest. Neem merken en modellen daarom over in de schrijfwijze uit de keuzelijst van het zoeken naar onderdelen, en begrens generaties via de bouwjaren. Bij de overgang tussen twee generaties overlappen de bouwjaren; daar draagt alleen nog het OE-nummer.

«Alle» in de merkkolom maakt van een artikel een universeel onderdeel. Dat is juist voor verzorgingsmiddelen, gereedschap of accessoires die werkelijk op elke auto passen, en vrijwel altijd onjuist voor onderdelen die er alleen zo uitzien. Een universeel onderdeel verschijnt bij elk merk, de artikelpagina zegt de koper alleen dat je het voor alle merken opgeeft, en in het blok «Na de aankoop» op voertuigadvertenties telt het niet mee. En wie universele onderdelen voert, ziet alle onderdeelaanvragen, niet alleen die voor zijn merken.

Na de pasvorm leest de koper wat hij krijgt en wanneer. De staat kent drie waarden: Nieuw, Ruilonderdeel en Gebruikt. Een ruilonderdeel is industrieel gereviseerd, een gebruikt onderdeel komt zoals het is gedemonteerd; wie het ene als het andere invoert, krijgt de klacht. Bij gebruikte onderdelen horen donorauto en kilometerstand in de beschrijving, bij ruilonderdelen de opgave of een oud onderdeel terug wordt verwacht.

De garantie geef je op in maanden; de artikelpagina noemt haar als garantie van de handelaar op het artikel. Voer daarom alleen in wat je ook werkelijk toezegt. De levertijd in dagen stuurt de sortering op de snelste levering aan en verschijnt bij de koper als levertijd — voer de tijd in tot het pakket bij de koper is, niet tot het je magazijn verlaat. De voorraad bepaalt of een artikel als voorradig geldt; afgeboekt wordt die pas wanneer de betaling binnen is.

Voor nieuwe artikelen vereist het inlezen staat en levertijd: ontbreekt een van beide, dan neemt het de regel niet over en noemt de reden — een standaardwaarde zou een gebruikt onderdeel anders als «Nieuw» tonen. Blijft de garantie leeg, dan staat er bij het artikel geen garantie van de handelaar. Ook na het eerste inlezen loont een blik op een paar artikelpagina's.

Heeft een koper zijn auto onder «Mijn auto's» opgeslagen, dan vergelijkt de artikelpagina jouw gegevens daarmee en zegt in één zin waarop het resultaat berust. De mogelijke resultaten:

Onder elk resultaat staat dezelfde aanwijzing: vergeleken met de gegevens van de handelaar, zeker alleen via het OE-nummer. De vergelijking vervangt dus geen controle; ze maakt zichtbaar hoe nauwkeurig je gegevens zijn. Wie «De handelaar noemt VW Golf uitdrukkelijk» leest, bestelt eerder dan iemand die «voor alle merken» leest — en terecht, omdat jij je hebt vastgelegd.

Dezelfde regel geldt in het blok «Na de aankoop» op voertuigadvertenties. Daar staat hoeveel artikelen er zijn waarvan de handelaar merk en passend model en bouwjaar noemt; artikelen voor alle merken tellen niet mee. Nauwkeurige gegevens maken je catalogus dus ook daar zichtbaar, waar iemand net een auto bekijkt.

Wie meer dan een handvol artikelen voert, onderhoudt ze niet stuk voor stuk in het formulier. In de onderdelenhandel lees je CSV- en TSV-bestanden in uit je voorraadbeheer of Excel; het sjabloon bevat alle kolommen onder de namen die automatisch worden herkend, en de categorielijst noemt de toegestane categorieën. Lijsten in één cel — OE-nummers, merken, modellen — scheid je met komma's.

Vóór het overnemen wordt elke regel gecontroleerd. Foutieve regels worden overgeslagen en met bevinding getoond, bijvoorbeeld een onbekende staat, een «Bouwjaar tot» vóór het «Bouwjaar vanaf» of een categorie die niet op de lijst staat. Lees de bevindingen in plaats van het bestand gewoon nog eens te sturen: ze zeggen je welk gegeven in je voorraadbeheer niet klopt.

Voor het lopende onderhoud is er de koppeling via het artikelnummer: artikelen met hetzelfde nummer worden bijgewerkt, alle overige nieuw aangemaakt, en lege cellen laten de huidige waarde staan — een bestand met artikelnummer en voorraad werkt dus alleen de voorraad bij. De handigste weg naar volledige pasvormgegevens is daarom de export: catalogus exporteren, OE-nummers, modellen en bouwjaren aanvullen, weer inlezen.