Zakup jako firma za granicą w UE: netto i z numerem VAT-UE

Przy samochodzie używanym podatek VAT w obrębie UE rozróżnia dwóch kupujących. Osoba prywatna, która kupuje w innym państwie członkowskim, płaci podatek kraju sprzedaży, tak jak jest on wliczony w cenę, i zabiera pojazd ze sobą; w swoim kraju nie płaci już żadnego dodatkowego VAT. Firma kupująca na potrzeby swojej działalności może natomiast otrzymać tzw. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów: dealer sprzedaje bez podatku, a firma opodatkowuje nabycie we własnym kraju.

Muszą się na to złożyć trzy warunki. Kupujący jest firmą i występuje jako firma, z ważnym numerem identyfikacyjnym VAT z innego państwa członkowskiego niż to, w którym działa dealer. Pojazd rzeczywiście trafia do tego innego państwa członkowskiego, i da się to udowodnić. A dealer sprzedaje go opodatkowanego na zasadach ogólnych, a nie w systemie VAT-marża. Brak choćby jednego z tych trzech warunków sprawia, że również firma płaci cenę brutto.

Na wstępie dwa zastrzeżenia. Dla firmy z siedzibą w Szwajcarii lub Liechtensteinie zakup w UE nie jest wewnątrzwspólnotową dostawą, tylko wywozem z UE z późniejszym przywozem — na ten temat obowiązuje osobny artykuł o zwrocie VAT przy eksporcie. A dla pojazdów, które podatkowo wciąż uznaje się za nowe, obowiązują odrębne zasady dotyczące także osób prywatnych; ten artykuł dotyczy samochodów używanych.

Większość samochodów używanych, które dealer kupuje od osób prywatnych, sprzedaje dalej w systemie VAT-marża. Opodatkowuje przy tym tylko swoją marżę, nie wykazuje VAT na fakturze, tylko powołuje się na procedurę szczególną. Takiego pojazdu nie może sprzedać firmie jako zwolnionej z podatku dostawy wewnątrzwspólnotowej, bo nie ma wykazanej kwoty podatku, która mogłaby odpaść. Firma płaci cenę końcową i nie może odliczyć podatku naliczonego; za to w jej własnym kraju od tego nabycia nie powstaje już żaden dodatkowy VAT.

Na zasadach ogólnych opodatkowane są przede wszystkim pojazdy, które sam dealer kupił z wykazanym podatkiem od firmy: byłe samochody służbowe, leasingowe i flotowe, demonstracyjne, młode używane z sieci dealerskiej marki. Przy nich z reguły wykazuje podatek jawnie, i tylko takie może wydać firmie za granicą netto. Pytanie „zasady ogólne czy VAT-marża?” należy więc do pierwszej rozmowy, jeszcze przed negocjacją ceny, bo odwraca ono sens porównania dwóch ofert.

Na Carvexia dealerzy mogą oznaczyć ogłoszenie jako „VAT do odliczenia”, a w wyszukiwarce można filtrować po tej cesze. Niektórzy podają dodatkowo cenę netto; widnieje ona pod ceną jako dana podana przez dealera, Carvexia jej nie wylicza. Czy dealer faktycznie sprzeda pojazd firmie za granicą netto, to jeszcze nie jest przesądzone — to ustalasz z nim, najlepiej pisemnie.

Numer identyfikacyjny VAT (VAT-UE) to nie zwykły numer podatkowy firmy, tylko odrębny numer z oznaczeniem kraju na początku, nadawany do transgranicznych transakcji w obrębie UE. Nie każda firma go ma, a w niektórych państwach członkowskich musi być on osobno aktywowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Odpowiada za to administracja podatkowa własnego kraju.

Dealer sprawdza numer, zanim sprzeda netto, i dobrze robi: jeśli numer jest nieważny, sam odpowiada za podatek. Weryfikacja odbywa się przez unijny system wymiany informacji o VAT, w skrócie VIES. System podaje przy każdym numerze, czy jest ważny, a w zależności od państwa członkowskiego pokazuje też nazwę i adres firmy. Niektóre administracje podatkowe oferują dodatkowo zapytanie kwalifikowane, które potwierdza także nazwę i adres. Dealer, który wydrukuje wynik i dołączy go do akt, nie robi nic niezwykłego.

Dla ciebie oznacza to: sprawdź swój własny numer w VIES jeszcze przed pierwszą rozmową. Nazwa i adres na fakturze muszą dokładnie pasować do numeru, a firma, która tam widnieje, to ta, która kupuje, płaci i odbiera pojazd. Numer firmowy i płatność z prywatnego konta właściciela do siebie nie pasują i skłonią każdego rzetelnego dealera do rozliczenia brutto.

Zwolnienie z podatku po stronie dealera zależy od dokumentów. Jeśli pojazd w sposób udokumentowany dociera do innego państwa członkowskiego, wszystko jest w porządku; jeśli dowodu brakuje, jego administracja podatkowa zażąda od niego podatku, niezależnie od tego, co mu obiecałeś. Dlatego rzetelny dealer wymaga więcej papierów, niż spodziewają się kupujący, i dlatego woli sprzedać brutto, gdy czegoś mu brakuje.

Najtrudniej udowodnić to wtedy, gdy kupujący sam odbiera i prowadzi pojazd. Wtedy nie ma listu przewozowego spedytora, a dealer potrzebuje pisemnego potwierdzenia kupującego, że pojazd dotarł do kraju przeznaczenia — w Niemczech nazywa się to Gelangensbestätigung — często razem z dodatkowymi dokumentami. Wielu dealerów przy samodzielnym odbiorze zatrzymuje więc zabezpieczenie w wysokości podatku i zwalnia je, gdy tylko wpłynie potwierdzenie oraz, jeśli jest wymagany, dowód rejestracji w kraju docelowym. Typowe dokumenty to:

Netto nie znaczy bez podatku. Jeśli twoja firma kupuje wewnątrzwspólnotowo, wykazuje to nabycie we własnej deklaracji VAT i tam jest winna VAT swojego kraju od ceny zakupu. Nazywa się to wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów. Dealer zgłasza dostawę z twoim numerem swojej administracji podatkowej, a te dane są wymieniane między państwami członkowskimi — nabycie, którego brakuje w twojej deklaracji, zostanie więc zauważone.

Jeśli firma ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, odlicza ten sam podatek w tej samej deklaracji, i w rezultacie nic nie zostaje do zapłaty. W tym tkwi właściwa korzyść: podatek kraju sprzedaży w ogóle nie jest przez firmę wykładany. Ile podlega odliczeniu, zależy jednak od kraju i pojazdu — kilka państw ogranicza odliczenie VAT przy samochodach osobowych albo przy prywatnym użytkowaniu. Tam, gdzie odliczenie jest ograniczone, część podatku od nabycia zostaje po stronie firmy.

Firmy bez pełnego prawa do odliczenia VAT, na przykład drobni przedsiębiorcy albo firmy ze sprzedażą zwolnioną z podatku, powinny wcześniej wyjaśnić, co takie nabycie dla nich oznacza; obowiązują dla nich szczególne zasady, a zakup netto nie musi być automatycznie korzystniejszy. Niezależnie od tego pozostają opłaty, które państwo wiąże z rejestracją: nie są one podatkiem VAT, i żadna cena netto niczego w tym nie zmienia. Wiążącej informacji udzielają własna administracja podatkowa i doradca podatkowy.

Faktura wystawiona jest na firmę, z pełną nazwą, adresem i numerem VAT-UE, do tego numer VAT-UE dealera i informacja, że jest to zwolniona z podatku dostawa wewnątrzwspólnotowa. Brak którejkolwiek z tych danych to nie kosmetyczny błąd, tylko często powód, dla którego własna administracja podatkowa później zadaje pytania. Poproś o przesłanie projektu faktury przed zapłatą i sprawdź go linijka po linijce.

Płatność następuje z konta firmy na konto dealera. Płatność z konta prywatnego albo od osoby trzeciej przerywa ciąg, którego dealer potrzebuje do swojego dowodu: faktura, płatność i odbiór powinny wskazywać tę samą firmę. Uzgodnione zabezpieczenia — z kwotą, dokumentami je zwalniającymi i terminem zwrotu — powinny znaleźć się w umowie, a nie w e-mailu.

Pojazd odbiera osoba działająca w imieniu firmy: właściciel, zarząd z wyciągiem z rejestru albo pracownica z pełnomocnictwem firmy. Co powinno obejmować takie pełnomocnictwo, opisuje artykuł o zakupie i odbiorze z pełnomocnictwem. Pojazd rejestrowany jest we własnym kraju na firmę. Dla dealera ta rejestracja jest często ostatnim dowodem, że pojazd dotarł na miejsce, a dla ciebie — początkiem akt, które i tak potrzebne są dla samochodu firmowego.