Vehículos para una pequeña empresa: elegir, comprar, mantener

Antes de plantearte un modelo, describe el uso: ¿qué se transporta, cuánto pesa y cuánto ocupa? ¿Cuántas personas viajan? ¿Qué distancias se recorren, cuánta ciudad y cuánta autovía? ¿Dónde pasa la noche el vehículo, y cabe en el parking subterráneo de los clientes?

De esas respuestas salen los criterios duros —carga útil, espacio de carga, plazas, altura, capacidad de remolque— y solo después los blandos. Quien empieza al revés compra un vehículo que le gusta, y en el primer encargo grande descubre que el palé no cabe.

La carga útil es la diferencia entre el peso total autorizado y el peso en vacío, y ambos datos figuran en la documentación del vehículo. Se reduce con cada elemento de equipamiento, cada instalación de estanterías y cada ocupante, y un vehículo sobrecargado frena peor, se desgasta antes y es un problema en un control.

Con el peso total entra en juego el carné de conducir. El permiso ordinario para turismos solo es válido hasta un límite de peso, y para vehículos más pesados o conjuntos con remolque hace falta otra categoría. Qué límite se aplica y qué categorías tienen tus empleados es algo que debes aclarar antes de comprar; la norma vigente la indica la jefatura de tráfico.

Un familiar es suficiente para herramientas, muestras y documentación, y se conduce como un turismo. Una furgoneta cerrada carga material y estanterías, pero en la ciudad es más ancha, más alta y más difícil de aparcar. Un pick-up aporta una caja abierta y a menudo una gran capacidad de remolque, a cambio de menos espacio de carga protegido.

Muchos países distinguen entre turismo y vehículo comercial ligero a efectos de matriculación, impuestos y seguro, y esa clasificación depende de características técnicas, no del nombre. Lo que eso significa para tus costes te lo dirán el organismo de matriculación y tu asesor o asesora fiscal.

Quien necesita más de un vehículo suele salir mejor parado con modelos iguales o parecidos: las piezas, los neumáticos y el mantenimiento son conocidos, los empleados pueden intercambiar los vehículos, y las estanterías instaladas encajan en todos. Los costes se vuelven más previsibles, porque se conocen después del primer año.

También tiene sentido no comprar todos los vehículos a la vez. Las adquisiciones escalonadas reparten el gasto y evitan que varios vehículos necesiten a la vez trabajos caros o tengan que sustituirse al mismo tiempo.

Que una empresa compre, financie o haga leasing es una cuestión de liquidez y de contabilidad; esa valoración está en el artículo sobre leasing y crédito, y la cuestión del uso privado, en el de coches de empresa. Para decidir necesitas las cifras de tu propia empresa, no las de una guía.

Hay un punto práctico que vale casi en todas partes: quien tiene derecho a deducir el IVA soportado debe fijarse en una factura con el IVA desglosado. En vehículos de segunda mano esto no es automático, porque los concesionarios a menudo los venden bajo el régimen de bienes usados. En Carvexia, los concesionarios pueden marcar los anuncios en los que el IVA es deducible, y en la búsqueda se puede filtrar por ese criterio.

Los antiguos vehículos de flota suelen tener kilometrajes altos y un mantenimiento sin lagunas, porque las flotas mantienen según un plan. Para una empresa, esa es una buena combinación. En los vehículos comerciales, fíjate en las huellas del trabajo: daños en la zona de carga, agujeros de taladros de estanterías y rotulación, el estado del embrague y del enganche de remolque, y las marcas de cargas pesadas en la suspensión y los neumáticos.

Pregunta también para qué se usaba antes el vehículo. Una furgoneta de un servicio de mensajería ha tenido una vida distinta a una que iba dos veces por semana a una obra, aunque el kilometraje sea el mismo.

Para empresas con recorridos diarios previsibles y una sede fija, un vehículo eléctrico puede encajar bien: se carga por la noche en la empresa, y los trayectos son parecidos cada día. Calcula con el trayecto diario realista más largo, con carga y en invierno, no con la media; el día en que la autonomía no llega cuesta un encargo.

Hay dos puntos que a menudo se pasan por alto. La batería pesa, y eso puede reducir la carga útil frente a un vehículo de combustión comparable; por eso, en algunos países existen reglas especiales de peso para el carné en el caso de furgonetas eléctricas, y su versión vigente la indica la jefatura de tráfico. Y cargar en público durante el trayecto es tiempo de trabajo que nadie paga.

Un vehículo que está en el taller falta en la empresa. Por eso, antes de comprar, planifica dónde se va a mantener —idealmente cerca de la sede, en un taller que conozca la marca y ofrezca citas en horas poco habituales— y qué ocurre si un vehículo se avería: vehículo de sustitución, coche de alquiler, replanificación.

En el seguro hay que declarar el uso profesional, y según la actividad, también la mercancía y las herramientas transportadas. Qué se puede y se debe asegurar varía según el país y la aseguradora; una consulta al seguro antes de comprar evita sorpresas en el primer siniestro.

Para cada vehículo conviene abrir un expediente: contrato de compra y factura, matriculación, seguro, facturas de mantenimiento y reparaciones, partes de siniestro y quién conduce el vehículo y cuándo. Donde se exija un libro de ruta o un registro de uso, también debe incluirse.

Ese expediente no es solo contabilidad. Es la prueba a la hora de revender, la base para la próxima compra y la respuesta a qué modelo ha funcionado bien en la empresa.