Catálogo de recambios: datos que evitan preguntas

Los compradores llegan a un artículo por tres vías. La primera es el campo de búsqueda: recorre el nombre del artículo, el fabricante, la categoría, el número de artículo, la descripción, los números OE y las marcas y modelos indicados. La segunda es el filtro de vehículo: marca y modelo, además del año de fabricación si el comprador utiliza un coche guardado en «Mis vehículos». La tercera son la categoría, el estado, el precio, el filtro «Solo en stock» y el orden por entrega más rápida.

En la página del artículo se decide entonces si se pide o se pregunta. Allí están los datos de compatibilidad y los números OE —o «a petición» junto con el aviso de preguntar por el número antes de pedir, si no tienes uno guardado. Si un comprador registrado tiene un vehículo guardado, la página además compara tus datos con ese vehículo. Cada línea vacía en esa página es una posible pregunta.

Hay una cuarta vía que va en sentido contrario. Si un comprador no encuentra nada, puede hacer una solicitud de recambio. Esta llega a los vendedores de cuyo catálogo al menos un artículo encaja con la marca solicitada, y los vendedores que tienen piezas universales ven todas las solicitudes. Las marcas de tu catálogo determinan, por tanto, también qué solicitudes llegan a tu panel.

Marca, modelo y año son aproximaciones. El número OE, el número de pieza del fabricante del vehículo, es una asignación: una pieza con ese número está homologada para esa ubicación de montaje. Los compradores que tienen su pieza vieja en la mano o que han conseguido el número en un taller oficial buscan justamente eso, y la página del artículo les dice expresamente que solo la comparación por número OE es segura.

Por artículo se pueden registrar varios números OE, separados por comas en la tabla. Aprovéchalo: los fabricantes sustituyen números por números sucesores, y una pieza que cubre varias marcas de un mismo grupo suele llevar uno propio por marca. Indica todos aquellos por los que los compradores conocen la pieza. En el caso de piezas de recambio no originales, deben figurar los números OE que la pieza sustituye según su propio fabricante.

Presta atención a la forma de escribirlo. En la pieza, un número suele aparecer con espacios o puntos; en otro catálogo, sin ellos. El campo de búsqueda encuentra un número que hayas introducido sin espacios aunque el comprador lo escriba con espacios; al revés, no. Si un número circula con dos grafías distintas, introduce las dos.

Las columnas de compatibilidad actúan como filtro, y de forma más generosa de lo que muchos vendedores suponen. Sin indicar el modelo, un artículo vale para cualquier modelo de la marca indicada: aparece bajo cada modelo en la búsqueda, y la página del artículo muestra «Todos los modelos» en los modelos compatibles. Sin año de fabricación, el año no limita nada; esos artículos siguen apareciendo en la lista cuando un comprador filtra por su año.

Para una escobilla con adaptador universal, eso puede estar bien. Para un disco de freno que solo encaja con determinadas motorizaciones, es una invitación a un pedido equivocado. Indica, por tanto, los modelos para los que una pieza está homologada, y los años desde y hasta que conozcas. El motor, el equipamiento y la fecha de producción se escriben en la descripción; para eso no hay una columna propia, y ahí es donde el comprador lo busca.

Los modelos se comparan por su nombre: «Golf» y «Golf Plus» son dos modelos, y un artículo que solo menciona «Golf VII» no aparece cuando el comprador elige «Golf». Usa, por tanto, marcas y modelos con la grafía que figura en la lista desplegable del buscador de recambios, y delimita las generaciones por los años de fabricación. En las transiciones entre dos generaciones, los años se solapan; ahí solo el número OE aporta certeza.

«Todas» en la columna de marcas convierte un artículo en pieza universal. Eso es correcto para productos de mantenimiento, herramientas o accesorios que realmente encajan en cualquier coche, y casi siempre incorrecto para piezas que solo lo parecen. Una pieza universal aparece en todas las marcas, la página del artículo solo le dice al comprador que la indicas para todas las marcas, y en el bloque «Después de la compra» de los anuncios de vehículos no cuenta. Y quien tiene piezas universales ve todas las solicitudes de recambios, no solo las de sus marcas.

Después de la compatibilidad, el comprador lee qué recibe y cuándo. El estado tiene tres valores: Nuevo, Reacondicionado y Usado. Un artículo reacondicionado se ha preparado industrialmente; un artículo usado llega tal como se desmontó. Quien registre uno como el otro recibirá la reclamación. En las piezas usadas, el vehículo donante y el kilometraje deben ir en la descripción; en las reacondicionadas, si se espera la devolución de la pieza vieja.

La garantía se indica en meses; la página del artículo la presenta como la garantía del vendedor sobre el artículo. Indica, por tanto, solo lo que realmente ofreces. El plazo de entrega en días controla el orden por entrega más rápida y aparece ante el comprador como plazo de entrega: indica el tiempo hasta que el paquete llega a sus manos, no hasta que sale de tu almacén. El stock decide si un artículo figura como disponible; se descuenta solo cuando se recibe el pago.

Para artículos nuevos, la importación exige estado y plazo de entrega: si falta alguno de los dos datos, la fila no se incorpora y se indica el motivo —una opción por defecto haría pasar, si no, una pieza usada como «Nuevo». Si la garantía queda vacía, el artículo no muestra ninguna garantía del vendedor. Aun así, después de la primera importación merece la pena revisar algunas páginas de artículos.

Si un comprador tiene su coche guardado en «Mis vehículos», la página del artículo compara tus datos con él y explica en una frase en qué se basa el resultado. Los resultados posibles:

Debajo de cada resultado aparece la misma nota: comparado con los datos del vendedor, seguro solo mediante el número OE. La comprobación, por tanto, no sustituye una verificación; hace visible la precisión de tus datos. Quien lee «El vendedor indica expresamente VW Golf» pide antes que quien lee «para todas las marcas», y con razón, porque tú te has comprometido.

La misma regla rige en el bloque «Después de la compra» de los anuncios de vehículos. Allí figura cuántos artículos hay cuyos vendedores indican marca, modelo compatible y año; los artículos para todas las marcas no cuentan. Los datos precisos hacen visible tu catálogo también donde alguien está mirando justo ese coche.

Quien lleva más de un puñado de artículos no los mantiene uno a uno en el formulario. La sección de recambios importa archivos CSV y TSV desde el sistema de gestión o Excel; la plantilla contiene todas las columnas con los nombres que se reconocen automáticamente, y la lista de categorías indica las categorías permitidas. Las listas dentro de una celda —números OE, marcas, modelos— se separan con comas.

Antes de incorporarla, cada fila se revisa. Las filas con errores se omiten y se muestran con el motivo, por ejemplo un estado desconocido, un «Año hasta» anterior al «Año desde» o una categoría que no está en la lista. Lee los motivos en lugar de volver a enviar el archivo sin más: te dicen qué dato de tu sistema de gestión no es correcto.

Para el mantenimiento continuo existe la comparación por el número de artículo: los artículos con el mismo número se actualizan, todos los demás se crean, y las celdas vacías dejan el valor actual —un archivo con número de artículo y stock, por tanto, solo actualiza el stock. El camino más cómodo hacia datos de compatibilidad completos es la exportación: exportar el catálogo, completar números OE, modelos y años, y volver a importarlo.