Iemand sturen: kopen en ophalen met een volmacht

In het dagelijks taalgebruik heet allebei „iemand sturen”, juridisch zijn het twee verschillende rollen. Een bode brengt alleen over wat jij zelf al hebt besloten: hij neemt de auto, sleutels en papieren in ontvangst, bevestigt de ontvangst en rijdt weg. Een vertegenwoordiger beslist daarentegen ter plekke in jouw naam — hij sluit het contract, hij bereikt overeenstemming over een gebrek, hij accepteert een prijs. Beide zijn mogelijk, maar voor het tweede heeft de persoon aanzienlijk meer bevoegdheid nodig, en wat hij binnen die bevoegdheid ondertekent, bindt jou.

Daaruit volgt de belangrijkste aanbeveling van dit artikel: beslis zelf wat zich vooraf laat beslissen. Het koopcontract kun je met de verkoper van tevoren afstemmen en ondertekenen — elke partij ondertekent, scant en stuurt haar exemplaar, en de originelen wisselen bij het ophalen. Dan hoeft de persoon die gaat rijden alleen nog te controleren, op te halen en te kwiteren, en wordt zijn volmacht kort en eenduidig.

Moet het contract toch ter plekke worden gesloten, omdat de verkoper daarop staat of omdat de staat pas daar te beoordelen is, stuur dan iemand wiens oordeel je vertrouwt, en trek de grenzen op papier. Hoe je een auto op afstand controleert — videobelafspraak, onafhankelijke garage, redenen om af te breken — staat in het artikel over kopen zonder bezichtiging. Hier gaat het om de volmacht en alles wat daaraan vasthangt.

Een volmacht voor een autokoop is geen algemene volmacht, maar een lijst. Hoe preciezer die zegt wat de gevolmachtigde mag doen, hoe minder discussie er ter plekke ontstaat — bij de verkoper, die wil weten of hij bindend met hem afsluit, en bij de instantie, die wil weten of ze een aanvraag in jouw naam mag aannemen. Een formulering als „in alle aangelegenheden” stelt niemand gerust; ze maakt instanties eerder achterdochtig.

De auto wordt aangeduid via het chassisnummer, niet via merk en kleur. Daarbij komen beide personen met volledige naam, geboortedatum, adres en identiteitsbewijsnummer, de verkoper met naam en adres, plaats en datum, en een periode waarvoor de volmacht geldt. Een volmacht zonder einddatum blijft gelden tot je haar intrekt, en wie haar eenmaal uit handen heeft gegeven, weet niet meer waar overal kopieën liggen.

In het koopcontract sta jij dan als koper, met de toevoeging dat je vertegenwoordigd wordt: naam van de gevolmachtigde en datum van de volmacht. Hij of zij ondertekent met de eigen naam en een vermelding als „namens”, nooit met de jouwe. De volmacht zou deze punten moeten opsommen:

Tussen particulieren is een volmacht voor een autokoop in veel landen aan geen vorm gebonden; een handtekening volstaat. Instanties zijn vaak strenger. Een kentekendienst, een verkeersbureau of een douanekantoor beslist zelf welke vorm het accepteert voor een aanvraag in jouw naam: een eigen formulier, een schriftelijke volmacht met kopie van je identiteitsbewijs, of een handtekening die door een notaris of overheidsinstantie is gewaarmerkt.

Een waarmerking bevestigt alleen dat de handtekening van jou is, niet wat er in de tekst staat. Moet het document in een ander land worden gebruikt, dan kan bovendien een apostille worden gevraagd, die bevestigt dat de waarmerking van een bevoegde instantie afkomstig is. Of dat nodig is, weet alleen de instantie die het document uiteindelijk aanneemt. Vraag dat vooraf na, bij voorkeur schriftelijk, en voeg het antwoord bij de volmacht.

De taal is de tweede valkuil. Een volmacht in het Nederlands helpt een instantie in Polen of Frankrijk weinig. Het veiligst is een tweetalige versie in twee kolommen, in jouw taal en in die van het land waar hij wordt voorgelegd. Sommige instanties eisen toch een beëdigde vertaling; ook dat hoort bij de vragen die je vooraf stelt.

En het identiteitsbewijs: de gevolmachtigde heeft het eigen exemplaar in origineel bij zich. Van het jouwe heeft hij meestal een kopie nodig, sommige instanties willen het origineel zien. Schrijf op de kopie waarvoor die bedoeld is — „uitsluitend ter overlegging bij de koop van de auto met chassisnummer …” —, dan is die voor niets anders bruikbaar.

De persoon die je stuurt, moet geen geld vervoeren, noch contant noch als cheque, en ook niet van zijn eigen rekening betalen zodat jij het later terugbetaalt. Contant geld moet aan een grens vanaf een wettelijke drempel worden aangegeven of op verzoek worden gemeld, het kan verloren raken of gestolen worden, en het maakt van een gunst een risico dat niemand verzekert. Een betaling vanaf zijn rekening vertroebelt wie er eigenlijk gekocht heeft — op de factuur, bij de douane en in een geschil.

De nette route: jij betaalt zelf, van je eigen rekening naar een rekening op naam van de verkoper — bij voorkeur terwijl de gevolmachtigde ter plekke is. Hij belt je en bevestigt dat auto, chassisnummer en papieren kloppen; jij zet de betaling in gang, als realtime-overboeking, waar beide banken dat aanbieden; de verkoper ziet de bijschrijving in zijn eigen bankapp. Pas dan wisselen sleutels en papieren. Zo blijft de regel „geld en auto tegelijk” overeind, ook al ben je er zelf niet bij.

Voor de verkoper is deze constellatie ongewoon, en hij heeft reden tot voorzichtigheid: een zogenaamd gestuurde persoon met een betaalbewijs op de telefoon is een bekend fraudepatroon. Kondig de vertegenwoordiging daarom vroeg aan, noem naam en identiteitsbewijsnummer van de persoon, stuur hem de volmacht vooraf als scan, en accepteer dat hij de sleutels pas afgeeft als het geld definitief op zijn rekening staat. Een verkoper die daarop staat, is niet achterdochtig, maar zorgvuldig.

En voor de persoon ter plekke geldt: hij betaalt niets wat niet vooraf met jou is afgesproken — geen transport-, administratie- of aanmeldkosten die plotseling opduiken. Duikt er een nieuwe vordering op, dan belt hij jou voordat er iets gebeurt.

Bij de overdracht is de gevolmachtigde jouw ogen. Geef hem daarom niet alleen de volmacht mee, maar ook een lijst van wat hij controleert: chassisnummer op de auto en in de papieren, kilometerstand, aantal en werking van de sleutels, volledigheid van de papieren, staat rondom. Wat hem niet opvalt, valt niemand op, en na het vertrek is het jouw zaak.

Het overdrachtsprotocol ondertekent hij in jouw naam, met zijn eigen naam en de vermelding dat hij handelt op grond van de volmacht van de genoemde datum. Een kopie van de volmacht blijft bij de verkoper. Daarmee is voor beide partijen vastgelegd wie wat heeft overgedragen en overgenomen — en heeft de verkoper het bewijs dat hij aan de juiste persoon heeft overgedragen.

Foto's en scans stuurt hij je nog vanaf het erf, voordat hij vertrekt. Klopt er iets niet — een deel van de papieren ontbreekt, een sleutel minder dan afgesproken, een waarschuwingslampje dat niet in de advertentie stond —, dan beslis jij aan de telefoon of de auto toch meegaat. De persoon ter plekke zou dat niet alleen moeten hoeven beslissen; daarvoor heb je grenzen gesteld. Mee terug komen:

Bij overheidszaken lopen volmachten het vaakst vast — niet omdat vertegenwoordiging verboden zou zijn, maar omdat elke instantie eigen formulieren, eigen vormvereisten en eigen documenten heeft. Veel kentekendiensten stellen een eigen volmachtformulier beschikbaar. Bestaat er een, gebruik dat en geen zelfgeschreven versie; het bevat precies de gegevens waar aan de balie naar wordt gevraagd.

In het land van verkoop draait het meestal om de uitschrijving en een kenteken voor de overbrenging. Beide regelt vaak de verkoper of de persoon die ophaalt, en beide hangen af van een verzekering die precies voor deze rit geldt. Zoek vooraf uit op wiens naam kenteken en verzekering staan en of de verzekering iedereen dekt die de auto bestuurt. Welke mogelijkheden er zijn, beschrijft het artikel over de overbrenging.

In het land van bestemming kan een andere persoon de inschrijving voor jou aanvragen, als de instantie vertegenwoordiging toestaat, wat de meeste doen. Sommige documenten moet je toch zelf ondertekenen — bijvoorbeeld een machtiging voor automatische incasso, als de motorrijtuigenbelasting van jouw rekening wordt afgeschreven, of verklaringen die aan jouw persoon gebonden zijn. Vraag de bevoegde instantie vóór de afspraak welke formulieren zij persoonlijk van jou nodig heeft, en geef die ondertekend mee.

En tot slot het einde van de volmacht: een volmacht met einddatum en chassisnummer is voor niets anders bruikbaar, ook al blijven er kopieën liggen bij instanties of bij de verkoper. Laat je het origineel teruggeven zodra de auto op jouw naam is ingeschreven, en bewaar het bij de koopdocumenten — het verklaart later waarom er op het overdrachtsprotocol een andere naam staat dan de jouwe.