Het voertuigdossier aan de koper overdragen

Een voertuigdossier is geen formulier, maar alles wat de geschiedenis van een auto aantoont. Het heeft drie klassieke onderdelen: de registratiepapieren, zonder welke de auto niet kan worden ingeschreven; de bewijzen van onderhoud, reparaties en keuringen; en de sleutels met de accessoires die bij de auto horen. Daar komt bij velen een vierde onderdeel bij dat nergens is opgeborgen: afspraken, kilometerstanden en notities in een app of account.

Voor de koper is het dossier het verschil tussen een auto die hij kent en een die hij nog moet leren kennen. Met de factuur van de laatste distributieriemwissel plant hij de volgende; zonder die doet hij het voor de zekerheid meteen. Voor jou is het dossier het bewijs van wat je bij de verkoop wist en hebt gezegd.

Stel het vóór de verkoop samen, niet op de overdrachtsdag. Wie bij het sorteren merkt dat een keuringsrapport ontbreekt, kan nog een kopie regelen; wie het pas bij de koper merkt, moet onderhandelen.

Met de auto gaan de papieren mee die bij de auto horen, niet die welke bij jou horen. Welke registratiepapieren de koper precies krijgt en in welke staat, hangt af van het land en van de vraag of je de auto van tevoren uitschrijft; bindend is de informatie van de bevoegde registratie-instantie. Voor de rest is de grens meestal duidelijk.

Van alles wat meegaat, houd je een kopie of foto. Niet uit wantrouwen, maar omdat een vraag van de koper na maanden makkelijker te beantwoorden is als je kunt nakijken wat je hebt overgedragen. Wat is overgedragen, hoort bovendien in het overdrachtsprotocol, het aantal sleutels ook in het koopcontract. Wat je van tevoren hebt toegezegd, bijvoorbeeld in de opgave van de verkoper, moet bij de overdracht ook daadwerkelijk op tafel liggen.

Wie zijn auto bij Carvexia onder „Mijn auto's” heeft bijgehouden, heeft daar een deel van het dossier digitaal: bouwjaar, brandstof, motor, chassisnummer, kilometerstand, de volgende voertuigkeuring en de volgende servicebeurt naar datum of kilometers, plus notities. Deze gegevens kun je de koper meegeven, met „Aan koper overdragen” bij jouw auto.

Je kiest daarbij veld voor veld wat meegaat. Merk en model zijn altijd inbegrepen, het kenteken nooit: dat hoort bij jou, niet bij de auto, en in Zwitserland bijvoorbeeld blijft het sowieso bij de houder. Al het andere vink je aan. Het chassisnummer heeft de koper nodig voor onderdelen en voor vragen aan de fabrikant, de volgende servicebeurt zodat hij niet hoeft te raden, en de kilometerstand als die overeenkomt met wat in het contract staat.

Wat je overdraagt, zijn jouw gegevens. Carvexia controleert ze niet, en ze maken geen deel uit van het koopcontract; zo staat het bij het aanmaken van de link, en zo leest de koper het: „Gegevens van de vorige eigenaar, niet gecontroleerd, geen deel van het koopcontract.” Wat contractueel moet gelden, zoals de kilometerstand bij de overdracht, hoort daarom toch in het contract.

De notities gaan alleen mee met een apart vinkje, en daar is een reden voor. In een notitieveld verzamelt zich in de loop der jaren wat je wilde onthouden: het telefoonnummer van de werkplaats, de naam van de monteur, een kostenraming die je nooit hebt geaccepteerd, soms het kenteken. Alles wat erin staat, ziet de koper.

Lees de notities daarom vóór het overdragen helemaal door en vraag je bij elke regel af of ze de koper helpen bij het onderhoud. „Olie alleen met de vrijgave volgens het onderhoudsboekje” helpt. „Winterwielen opgeslagen bij de garage in het dorp, opslagbon in het handschoenenkastje” helpt ook. „Factuur nog open” helpt niemand. Staat er in de notities een gebrek dat je in de advertentie of het contract niet hebt genoemd, dan is niet de notitie het probleem, maar het contract: noem het daar.

Twijfel je, laat de notities dan weg en schrijf de twee, drie punten die er echt toe doen rechtstreeks aan de koper. Wat hij eenmaal heeft overgenomen, haal je niet meer terug.

Na het aanvinken maak je een overdrachtslink aan. Je kunt hem kopiëren of als QR-code opslaan en afdrukken. De voor de hand liggende plek is het koopcontract of het overdrachtsprotocol: één blad meer in de map, en de koper opent het thuis.

De koper opent de link, meldt zich aan en neemt de gegevens over in zijn eigen account onder „Mijn auto's”. Daar vindt hij met één klik passende onderdelen en kan hij zich per e-mail laten herinneren aan de ingevoerde keurings- en servicedata. Bij de auto blijft vermeld waar de gegevens vandaan komen: van de vorige eigenaar, overgenomen op een bepaalde datum, niet gecontroleerd.

Een paar regels maken de link veilig genoeg voor zijn doel. Hij is één keer inwisselbaar en geldt 30 dagen; de exacte vervaldatum staat bij de link. Je kunt hem intrekken, en een nieuwe link voor dezelfde auto vervangt de oude. Wie de link heeft, ziet de vrijgegeven gegevens. Geef hem daarom pas door als het contract is ondertekend, en niet aan een geïnteresseerde om te bekijken.

Is jouw advertentie gekoppeld aan een auto uit „Mijn auto's”, bijvoorbeeld omdat je hem van daaruit hebt aangemaakt, dan vraagt Carvexia bij het markeren als verkocht wat daarmee moet gebeuren: overdrachtslink aanmaken, herinneringen stoppen of de auto uit „Mijn auto's” verwijderen. Alle drie zijn zinvol, bij voorkeur in deze volgorde.

De herinneringen zet je in elk geval uit. Anders komt er volgend jaar een e-mail over de voertuigkeuring van een auto die niet meer van jou is. Verwijder je de auto, dan verdwijnen ook zijn gegevens, afspraken en notities uit je account; een al aangemaakte overdrachtslink blijft desondanks geldig.

Open links naar auto's die niet meer in je lijst staan, vind je onder „Open overdrachtslinks”. Ze gelden totdat ze verlopen of worden ingewisseld. Heeft de koper na een paar dagen niets overgenomen, vraag dan na; heeft niemand de link nog nodig, trek hem dan in. En de kopieën van de papieren die je hebt bewaard, leg je bij het koopcontract en het overdrachtsprotocol, op de plek waar je ze over een jaar nog terugvindt.