Zoekverzoeken beantwoorden: aanbiedingen voor auto's die ontbreken

Kopers die in de zoekfunctie niets passends vinden, kunnen hun droomauto één keer omschrijven: het merk, desgewenst het model, plus de filters uit hun zoekopdracht — brandstof, versnellingsbak, carrosserie, bouwjaar, kilometers, vermogen en meer. Daarbij komen een budget of de vermelding dat het open is, de landen waaruit ze zouden kopen, een tijdsbestek en of ze een auto willen inruilen. Zichtbaar wordt het verzoek pas wanneer de koper het via een link in een e-mail heeft vrijgegeven.

In het dashboard staan deze verzoeken onder „Zoekverzoeken”, zonder naam en zonder adres. Je ziet wat iemand zoekt, maar niet wie het is. Dat is de kern van de werkwijze: de koper beslist of hij op een aanbod antwoordt, en pas met zijn antwoord krijg je zijn e-mailadres. Omgekeerd ben je niet verplicht om op een verzoek te antwoorden — en de koper weet dat.

Een zoekverzoek lees je daarom anders dan een aanvraag over een advertentie. Een aanvraag gaat over een auto die je hebt. Een verzoek beschrijft een leemte — in de markt, in de zoekfunctie, soms in je voorraad. Het tijdsbestek vertelt je hoe dringend het is: „Zo snel mogelijk” vraagt om een auto op voorraad, „In de komende maanden” laat ruimte voor inkoop.

Welke verzoeken in je lijst verschijnen, bepalen twee gegevens. Het eerste is het land van je bedrijf: je ziet alleen verzoeken waarbij de koper dit land heeft opgegeven onder de landen waaruit hij zou kopen. Het tweede is de merkenlijst in het bedrijfsprofiel. Staat daar niets, dan zie je verzoeken voor alle merken; staat daar een lijst, dan alleen verzoeken voor die merken.

De merkenlijst is daarom een werkbeslissing, geen reclame. Een lege lijst brengt je elk verzoek, ook voor merken die je niet voert en niet kunt inkopen, en de dagelijkse verzamelmail wordt een lijst die niemand meer leest. Een te krappe lijst verbergt verzoeken die je zou kunnen bedienen. Neem de merken op die je op voorraad hebt, en die je via je gebruikelijke kanalen betrouwbaar kunt inkopen — niet alle merken die ooit op je terrein hebben gestaan.

Bovenaan de lijst staat hoeveel verzoeken open zijn waarvoor je nog geen aanbod hebt gestuurd, en eenmaal per dag komt daar een verzamelmail bij. Een termijn waarbinnen je moet antwoorden, bestaat niet. Elk verzoek loopt echter maar een beperkte tijd vanaf de vrijgave, en de koper kan het op elk moment sluiten.

Een aanbod bestaat uit een bericht aan de koper en drie vrijwillige gegevens: een prijs, een datum tot wanneer het aanbod geldig is en een gekoppelde advertentie uit je gepubliceerde voorraad. Een gekoppelde advertentie is bijna altijd beter dan een beschrijving, omdat die foto's, specificaties en de opgave van de dealer meebrengt. Staat de auto nog niet online, omdat hij net binnen is gekomen, dan loont het vaak hem eerst te plaatsen en daarna te koppelen.

Een aanbod dat duidelijk niet bij het verzoek past — een ander model, ver boven het budget, uit principe verstuurd — helpt niemand. Kopers kunnen aanbiedingen melden, en wie er drie ongepaste heeft gekregen, leest de vierde niet meer.

Het hart is het bericht, en het moet de vragen beantwoorden die het verzoek openlaat:

Een prijs aan particulieren is inclusief btw; zo verlangen het de voorschriften voor prijsaanduiding in de EU en in Zwitserland, en zo staat het ook in het formulier. Wat daarin niet zit, hoort in het bericht en niet in een latere verrassing: overbrenging, registratie, opknapbeurt, keuring.

Bij verzoeken uit het buitenland is dat het beslissende punt. Een koper die jouw land onder de mogelijke landen heeft opgegeven, rekent met invoer, belastingen en registratie bij zichzelf. Noem daarom wat er bij je prijs bijkomt, voor zover het jou betreft — overbrenging, exportpapieren, een nettoprijs wanneer de btw apart kan worden vermeld —, en schrijf er uitdrukkelijk bij dat invoerrechten in het bestemmingsland niet zijn inbegrepen. Tarieven daarvoor noem je niet; die horen bij de douane van het bestemmingsland, en een verkeerd getal in je aanbod is erger dan geen.

De datum „Geldig tot” zegt hoe lang de prijs geldt. Hij zegt niet dat de auto zo lang voor de koper wordt vastgehouden. Verkoop je hem ondertussen aan anderen, schrijf dat erbij; houd je hem vast, onder welke voorwaarde. Een aanbod dat na een week niet meer geldt omdat de auto weg is, zonder dat dat ergens stond, kost je meer dan die ene koper.

Een verzoek is ook te beantwoorden met een auto die je nog niet hebt — uit een partnerbedrijf, van een veiling, uit een andere markt, bij nieuwe auto's via een bestelling. Daarin ligt de eigenlijke kracht van de werkwijze: de koper zoekt precies wat jij kunt inkopen, en er staat geen advertentie van een concurrent naast.

Carvexia handelt geen aankoop af en bewaart geen geld; wat er tussen jou en de koper wordt afgesproken, regelen jullie in jullie eigen overeenkomst. Een koper die een aanbetaling moet doen, wil vooraf schriftelijk weten wanneer en onder welke omstandigheden hij die terugkrijgt — en een dealer die dat helder regelt, krijgt eerder de opdracht dan een die het openlaat.

Een inkoopaanbod heeft daarom andere gegevens nodig dan een auto op voorraad, en de voorwaarden aan het slot zijn de belangrijkste:

Het aanbod gaat per e-mail naar de koper. Antwoordt hij, dan gaat zijn antwoord rechtstreeks naar het e-mailadres in je bedrijfsprofiel; zonder opgegeven adres is aanbieden daarom helemaal niet mogelijk. Vanaf dat moment verloopt het gesprek als elke andere aanvraag — met het verschil dat de koper je al heeft verteld wat hij zoekt.

Elk bedrijf kan één keer op een verzoek antwoorden en zijn aanbod wijzigen zolang het verzoek loopt — bijvoorbeeld omdat er een beter passende auto binnenkomt of de prijs verandert. Een wijziging gaat alleen dan opnieuw per e-mail naar de koper als er echt iets is veranderd, en niet onbeperkt vaak. Gebruik haar voor een nieuwe situatie, niet als herinnering.

Sluit de koper het verzoek of loopt het af, dan is er niets meer te versturen of te wijzigen; het verzoek blijft bij je aanbod zichtbaar, gemarkeerd als beëindigd. Veel aanbiedingen blijven zonder antwoord, en dat betekent niet dat ze slecht waren — de koper heeft misschien elders gekocht of zijn plannen veranderd. Opvolgen kun je niet, omdat je zijn adres niet kent. Dat is zo bedoeld, en het is de reden waarom kopers bereid zijn een verzoek te plaatsen.