Fahrzeuge für einen kleinen Betrieb: auswählen, kaufen, unterhalten

Bevor ein Modell in Frage kommt, beschreib den Einsatz: Was wird transportiert, wie schwer und wie sperrig? Wie viele Personen fahren mit? Wie weit sind die Wege, wie viel Stadt, wie viel Autobahn? Wo steht das Fahrzeug über Nacht, und passt es in die Tiefgarage der Kundschaft?

Aus diesen Antworten ergeben sich die harten Kriterien — Nutzlast, Laderaum, Sitzplätze, Höhe, Anhängelast — und erst danach die weichen. Wer umgekehrt anfängt, kauft ein Fahrzeug, das gefällt, und stellt beim ersten grossen Auftrag fest, dass die Palette nicht hineingeht.

Die Nutzlast ist der Unterschied zwischen dem zulässigen Gesamtgewicht und dem Leergewicht, und beides steht in den Fahrzeugpapieren. Sie schrumpft mit jeder Ausstattung, jedem Regaleinbau und jedem Mitfahrer, und ein überladenes Fahrzeug bremst schlechter, verschleisst schneller und ist bei einer Kontrolle ein Problem.

Beim Gesamtgewicht kommt der Führerschein ins Spiel. Die gewöhnliche Fahrerlaubnis für Personenwagen gilt nur bis zu einer Gewichtsgrenze, und für schwerere Fahrzeuge oder Gespanne braucht es eine weitere Kategorie. Welche Grenze gilt und welche Kategorien deine Mitarbeitenden haben, klärst du vor dem Kauf — die gültige Regel nennt das Strassenverkehrsamt.

Ein Kombi reicht für Werkzeug, Muster und Unterlagen und fährt sich wie ein Personenwagen. Ein Kastenwagen trägt Material und Regale, ist aber in der Stadt breiter, höher und schwerer zu parken. Ein Pick-up bringt eine offene Ladefläche und oft eine hohe Anhängelast, dafür weniger geschützten Stauraum.

Zwischen Personenwagen und leichtem Nutzfahrzeug unterscheiden viele Länder bei Zulassung, Steuer und Versicherung, und die Einordnung hängt an technischen Merkmalen, nicht am Namen. Was das für deine Kosten heisst, sagen die Zulassungsstelle und deine Treuhänderin beziehungsweise dein Steuerberater.

Wer mehr als ein Fahrzeug braucht, fährt mit gleichen oder ähnlichen Modellen meist besser: Teile, Reifen und Wartung sind bekannt, Mitarbeitende können die Fahrzeuge tauschen, und Regaleinbauten passen in jedes. Die Kosten werden berechenbarer, weil man sie nach dem ersten Jahr kennt.

Ebenso sinnvoll ist es, nicht alle Fahrzeuge gleichzeitig zu kaufen. Gestaffelte Anschaffungen verteilen die Ausgaben und vermeiden, dass mehrere Fahrzeuge zur selben Zeit teure Arbeiten brauchen oder ersetzt werden müssen.

Ob ein Betrieb kauft, finanziert oder least, ist eine Frage der Liquidität und der Buchhaltung; die Abwägung dazu steht im Beitrag über Leasing und Kredit, die Frage der privaten Nutzung in dem über Firmenwagen. Für die Entscheidung brauchst du die Zahlen deines Betriebs, nicht die eines Ratgebers.

Ein praktischer Punkt gilt fast überall: Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, achtet auf eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Bei gebrauchten Fahrzeugen ist das nicht selbstverständlich, weil Händler sie oft differenzbesteuert verkaufen. Auf Carvexia können Händler Inserate kennzeichnen, bei denen die Mehrwertsteuer ausweisbar ist, und in der Suche lässt sich danach filtern.

Ehemalige Flottenfahrzeuge haben oft hohe Laufleistungen und eine lückenlose Wartung, weil Flotten nach Plan warten. Für einen Betrieb ist das eine gute Kombination. Achte bei Nutzfahrzeugen auf die Spuren der Arbeit: Schäden im Laderaum, Bohrlöcher von Regalen und Beschriftungen, den Zustand von Kupplung und Anhängerkupplung, die Spuren schwerer Lasten an Fahrwerk und Reifen.

Frag auch, wofür das Fahrzeug vorher eingesetzt war. Ein Transporter aus dem Kurierdienst hat ein anderes Leben hinter sich als einer, der zweimal die Woche zu einer Baustelle fuhr, auch bei gleichem Kilometerstand.

Für Betriebe mit planbaren Tagesstrecken und einem festen Standort kann ein elektrisches Fahrzeug gut passen: Geladen wird über Nacht am Betrieb, und die Wege sind jeden Tag ähnlich. Rechne mit der längsten realistischen Tagesstrecke mit Beladung und im Winter, nicht mit der durchschnittlichen — der Tag, an dem die Reichweite nicht reicht, kostet einen Auftrag.

Zwei Punkte werden dabei oft übersehen. Die Batterie wiegt, und das kann die Nutzlast gegenüber einem vergleichbaren Verbrenner verringern; in einigen Ländern gelten für elektrische Lieferwagen deshalb besondere Gewichtsregeln beim Führerschein, deren gültige Fassung das Strassenverkehrsamt nennt. Und öffentliches Laden unterwegs ist Arbeitszeit, die niemand bezahlt.

Ein Fahrzeug, das in der Werkstatt steht, fehlt im Betrieb. Plane deshalb vor dem Kauf, wo gewartet wird — idealerweise in der Nähe des Standorts, bei einem Betrieb, der die Marke kennt und Termine zu Randzeiten anbietet —, und was geschieht, wenn ein Fahrzeug ausfällt: Ersatzfahrzeug, Mietwagen, Umplanung.

Bei der Versicherung gehört die gewerbliche Nutzung angegeben, und je nach Tätigkeit auch die mitgeführte Ware und das Werkzeug. Was dafür versichert werden kann und muss, unterscheidet sich je Land und Anbieter; eine Frage an die Versicherung vor dem Kauf erspart die Überraschung beim ersten Schaden.

Für jedes Fahrzeug gehört eine Akte angelegt: Kaufvertrag und Rechnung, Zulassung, Versicherung, Wartungs- und Reparaturrechnungen, Schadensmeldungen und wer das Fahrzeug wann fährt. Wo ein Fahrtenbuch oder eine Nutzungsaufzeichnung verlangt ist, gehört sie dazu.

Diese Akte ist nicht nur Buchhaltung. Sie ist der Nachweis beim Wiederverkauf, die Grundlage für den nächsten Kauf und die Antwort auf die Frage, welches Modell sich im Betrieb bewährt hat.