Teilekatalog: Passform-Angaben, die Rückfragen sparen

Käufer kommen auf drei Wegen zu einem Artikel. Der erste ist das Suchfeld: Es durchsucht Artikelname, Hersteller, Kategorie, Artikelnummer, Beschreibung, OE-Nummern sowie die angegebenen Marken und Modelle. Der zweite ist der Fahrzeugfilter: Marke und Modell, dazu das Baujahr, wenn der Käufer ein unter «Meine Fahrzeuge» gespeichertes Auto übernimmt. Der dritte sind Kategorie, Zustand, Preis, der Filter «Nur ab Lager» und die Sortierung nach der schnellsten Lieferung.

Auf der Artikelseite entscheidet sich dann, ob bestellt oder gefragt wird. Dort stehen die Passform-Angaben und die OE-Nummern — oder «auf Anfrage» samt dem Hinweis, die Nummer vor der Bestellung nachzufragen, wenn du keine hinterlegt hast. Hat ein angemeldeter Käufer ein Fahrzeug gespeichert, gleicht die Seite deine Angaben ausserdem mit diesem Fahrzeug ab. Jede leere Zeile auf dieser Seite ist eine mögliche Rückfrage.

Ein vierter Weg läuft in die Gegenrichtung. Findet ein Käufer nichts, kann er eine Teile-Anfrage stellen. Sie erreicht Händler, von deren Katalog mindestens ein Artikel zur angefragten Marke passt, und Händler, die Universalteile führen, sehen alle Anfragen. Die Marken in deinem Katalog bestimmen also auch, welche Anfragen in deinem Dashboard landen.

Marke, Modell und Baujahr sind Näherungen. Die OE-Nummer, die Teilenummer des Fahrzeugherstellers, ist eine Zuordnung: Ein Teil mit dieser Nummer ist für diesen Einbauort freigegeben. Käufer, die ihr altes Teil in der Hand haben oder die Nummer von einer Markenwerkstatt bekommen haben, suchen genau danach — und die Artikelseite sagt ihnen ausdrücklich, dass nur der Abgleich über die OE-Nummer sicher ist.

Pro Artikel lassen sich mehrere OE-Nummern hinterlegen, in der Tabelle durch Kommas getrennt. Nutze das: Hersteller ersetzen Nummern durch Nachfolgenummern, und ein Teil, das mehrere Marken eines Konzerns abdeckt, trägt oft je Marke eine eigene. Führe alle auf, unter denen Käufer das Teil kennen. Bei Nachbauteilen gehören die OE-Nummern dazu, die das Teil laut seinem Hersteller ersetzt.

Achte auf die Schreibweise. Auf dem Teil steht eine Nummer oft mit Leerzeichen oder Punkten, in einem anderen Katalog ohne. Das Suchfeld findet eine Nummer, die du ohne Leerzeichen erfasst hast, auch dann, wenn der Käufer sie mit Leerzeichen eintippt; umgekehrt nicht. Kursiert eine Nummer in zwei Schreibweisen, erfasse beide.

Die Passform-Spalten wirken als Filter, und zwar grosszügiger, als viele Händler annehmen. Ohne Modellangabe gilt ein Artikel für jedes Modell der genannten Marke: Er erscheint unter jedem Modell in der Suche, und die Artikelseite zeigt bei den passenden Modellen «Alle Modelle». Ohne Baujahr schränkt das Baujahr nichts ein; solche Artikel bleiben in der Liste, wenn ein Käufer nach seinem Baujahr filtert.

Für ein Wischerblatt mit Universaladapter mag das stimmen. Für eine Bremsscheibe, die nur zu bestimmten Motorisierungen passt, ist es eine Einladung zur Fehlbestellung. Nenne deshalb die Modelle, für die ein Teil freigegeben ist, und die Baujahre von und bis, soweit du sie kennst. Motor, Ausstattung und Produktionsdatum schreibst du in die Beschreibung; dafür gibt es keine eigene Spalte, und der Käufer liest dort nach.

Modelle werden über ihren Namen abgeglichen: «Golf» und «Golf Plus» sind zwei Modelle, und ein Artikel, der nur «Golf VII» nennt, erscheint nicht, wenn der Käufer «Golf» wählt. Nimm deshalb Marken und Modelle in der Schreibweise, die in der Auswahlliste der Teilesuche steht, und grenze Generationen über die Baujahre ab. An den Übergängen zwischen zwei Generationen überschneiden sich die Baujahre; dort trägt nur noch die OE-Nummer.

«Alle» in der Markenspalte macht einen Artikel zum Universalteil. Das ist richtig für Pflegemittel, Werkzeug oder Zubehör, das tatsächlich an jedes Auto passt, und fast immer falsch für Teile, die nur so aussehen. Ein Universalteil erscheint bei jeder Marke, die Artikelseite sagt dem Käufer nur, dass du es für alle Marken angibst, und im Block «Nach dem Kauf» auf Fahrzeuginseraten zählt es nicht mit. Und wer Universalteile führt, sieht alle Teile-Anfragen, nicht nur die zu seinen Marken.

Nach der Passform liest der Käufer, was er bekommt und wann. Der Zustand kennt drei Werte: Neu, Austauschteil und Gebraucht. Ein Austauschteil ist industriell aufbereitet, ein Gebrauchtteil kommt so, wie es ausgebaut wurde; wer das eine als das andere erfasst, bekommt die Reklamation. Bei Gebrauchtteilen gehören Spenderfahrzeug und Laufleistung in die Beschreibung, bei Austauschteilen die Angabe, ob ein Altteil zurückerwartet wird.

Die Garantie gibst du in Monaten an; die Artikelseite nennt sie als Garantie des Händlers auf den Artikel. Trag deshalb nur ein, was du tatsächlich zusagst. Die Lieferzeit in Tagen steuert die Sortierung nach der schnellsten Lieferung und erscheint beim Käufer als Lieferzeit — trag die Zeit ein, bis das Paket bei ihm ist, nicht die, bis es dein Lager verlässt. Der Bestand entscheidet, ob ein Artikel als vorrätig gilt; abgebucht wird er erst mit dem Zahlungseingang.

Für neue Artikel verlangt die Einfuhr Zustand und Lieferzeit: Fehlt eine der beiden Angaben, übernimmt sie die Zeile nicht und nennt den Grund — eine Voreinstellung würde ein Gebrauchtteil sonst als «Neu» ausweisen. Bleibt die Garantie leer, steht beim Artikel keine Händlergarantie. Nach dem ersten Einlesen lohnt trotzdem ein Blick auf einige Artikelseiten.

Hat ein Käufer sein Auto unter «Meine Fahrzeuge» gespeichert, gleicht die Artikelseite deine Angaben damit ab und sagt in einem Satz, worauf das Ergebnis beruht. Die möglichen Ergebnisse:

Unter jedem Ergebnis steht derselbe Hinweis: abgeglichen mit den Angaben des Händlers, sicher nur über die OE-Nummer. Der Abgleich ersetzt also keine Prüfung, er macht sichtbar, wie genau deine Angaben sind. Wer «Der Händler nennt VW Golf ausdrücklich» liest, bestellt eher als jemand, der «für alle Marken» liest — und zu Recht, weil du dich festgelegt hast.

Dieselbe Regel gilt im Block «Nach dem Kauf» auf Fahrzeuginseraten. Dort steht, wie viele Artikel es gibt, deren Händler Marke und passendes Modell und Baujahr nennen; Artikel für alle Marken zählen nicht. Genaue Angaben machen deinen Katalog also auch dort sichtbar, wo sich jemand gerade ein Auto ansieht.

Wer mehr als eine Handvoll Artikel führt, pflegt sie nicht einzeln im Formular. Der Teilehandel liest CSV- und TSV-Dateien aus Warenwirtschaft oder Excel ein; die Vorlage enthält alle Spalten unter den Namen, die automatisch erkannt werden, und die Kategorienliste nennt die erlaubten Kategorien. Listen in einer Zelle — OE-Nummern, Marken, Modelle — trennst du durch Kommas.

Vor dem Übernehmen wird jede Zeile geprüft. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und mit Befund angezeigt, etwa ein unbekannter Zustand, ein «Baujahr bis» vor dem «Baujahr ab» oder eine Kategorie, die nicht auf der Liste steht. Lies die Befunde, statt die Datei einfach noch einmal zu schicken: Sie sagen dir, welche Angabe in deiner Warenwirtschaft nicht stimmt.

Für die laufende Pflege gibt es den Abgleich über die Artikelnummer: Artikel mit gleicher Nummer werden aktualisiert, alle übrigen neu angelegt, und leere Zellen lassen den bisherigen Wert stehen — eine Datei mit Artikelnummer und Bestand gleicht also nur den Bestand ab. Der bequemste Weg zu vollständigen Passform-Angaben ist deshalb die Ausfuhr: Katalog exportieren, OE-Nummern, Modelle und Baujahre ergänzen, wieder einlesen.